Turbūt visiems yra tekę bent kartą kompiuteriu rengti paskaitos pristatymą universitete, ruoštis svarbaus pasiūlymo, projekto pristatymui darbe ar kitur. Pristatymams kurti skirtos programos gana vizualios ir lengvai valdomos, o susipažinus su geram pristatymui keliamais reikalavimais ir rekomendacijomis, galime paruošti tikrai kokybišką ir efektyvią priemonę tiek verslo susitikimams, tiek įvairiems neformaliems pristatymams.
Naujausia bene dažniausiai pristatymams kurti naudojamos programos „Microsoft PowerPoint“ versija „PowerPoint 2007” siūlo ne tik naują, patogiam darbui pritaikytą vartotojo sąsają, bet ir daug naujų savybių, padėsiančių parengti dar aiškesnius bei įspūdingesnius pristatymus įvairių tipų auditorijoms. Pateikiame keletą patarimų, kaip išvengti dažniausiai rengiant pristatymus pasitaikančių klaidų ir efektyviai išnaudoti „PowerPoint 2007“ savybes:
- Bene dažniausiai nutinkantis nemalonus siurprizas – išsikraipę teksto elementai. Taip nutinka dėl to, kad kuriant naujas skaidres dažnai naudojamas ne ruošinys, o anksčiau sukurtas pristatymas, kuriame paprasčiausiai ištrinami nereikalingi paveikslėliai, pakeičiamas tekstas ar skaidrės. Visus projektus (ypač ilgesnius nei 5 skaidrės) rekomenduojama pradėti naudojant ruošinį. Ir tik tuomet jame įterpti reikalingas skaidres iš ankstesnių pristatymų. Tai užima daugiau laiko, tačiau taip ruošdami pristatymą iškart pastebėsite stiliaus klaidas, jei jų pasitaikys.
- Pristatymus dažnai sujaukia pasikartojantys elementai: įmonės ženklas, data ar panašiai. Neretai tokie elementai kiekvienoje skaidrėje dėliojami rankiniu būdu arba kopijuojami iš vienos skaidrės į kitą. Dėl teksto pertekliaus ar pasikeitusios raiškos šie elementai dažnai išsikraipo. Reikalingus pasikartojančius elementus rekomenduojama iškart įdėti naudojamame ruošinyje. Tai galite padaryti pasirinkę meniu View > Master > Slide Master. Tokiu būdu galite ne tik įdėti, bet ir išimti pasikartojančius elementus, kurių jums tuo metu nereikia.
- Darbų eigos, ryšių ar hierarchinės struktūros atvaizdavimas skaidrėje gali tapti nemažu iššūkiu. Gyvenimą gerokai palengvinti gali „PowerPoint 2007“ funkcija „SmartArt“, leidžianti lengvai pasirinkti vieną iš siūlomų schemų ruošinių ir jį priderinti prie poreikių. Norėdami „SmartArt“ galimybėmis pasinaudoti, meniu juostoje pasirinkite „Insert“ ir spustelėkite „SmartArt“. Atsivėrusiame dialogo lange pasirinkite tinkamą iliustraciją. Jos parametrus vėliau galėsite lengvai keisti komandomis iš dešiniojo pelės klavišo meniu.
- Prie skaidrių pridėtas pastabas, drauge su pačiu pristatymo vaizdu ir net laikrodžiu, galima stebėti kompiuterio ekrane, tuo pat metu per projektorių rodant tik tai, ką klausytojai turėtų matyti. Tai atlikti leidžia naujausios „PowerPoint“ versijos funkcija „Presenter View“. Prijungus projektorių ar išorinį ekraną tereikia meniu juostoje pasirinkti „Slide Show“ ir spustelėti nuostatą „Set Up Slide Show“. Pasirodžiusio lango „Multiple Monitors" skyriuje reikia pasirinkti, per kurį ekraną pristatymas bus rodomas ir uždėti varnelę ties punktu „Show Presenter View“. Atlikus derinimą pakanka spustelėti OK, ir štai – nors klausytojai matys tik skaidres, pranešėjui bus rodomas gerokai išsamesnis pristatymo vaizdas su pastabomis, laikmačiu, artimiausių skaidrių atvaizdais.
- Būtinai atkreipkite dėmesį į naudojamo šrifto stilių – kartais jis gali pasirodyti visiškai netinkamas pristatymui. Patariama vengti „serif“ serijos ir labai stilizuotų šriftų. Rekomenduojama pasirinkti standartinius šriftus, kaip „Office 2007” paketo standartinis šriftas „Calibri“ arba klasikiniai Arial, Times New Roman. Kita vertus Time New Roman ne visada tinka rašant lietuviškais rašmenimis, nes raidės susilieja, pavyzdžiui „r“ ir „i“ tampa „n“.
- Ruošdami pristatymą kartais visai negalvojame apie šrifto dydį. Dažnai, norėdami sutrumpinti ilgą pristatymą į vieną skaidrę, pateikiame per daug teksto, kuris automatiškai sumažina šrifto dydį. Tokiu atveju toliau sėdintys žmonės tiesiog neįskaito pateiktos informacijos. Patariama pristatymams naudoti ne mažesnį nei 24 taškų simbolių dydį. Efektyviausias būdas parinkti tinkamą šrifto dydį – jį patikrinti. Nepatingėkite sužinoti, koks bus atstumas tarp ekrano ir auditorijos, įvertinkite, ar pristatymo tekstas matosi ir iš toliausio salės kampo. Jei neturite galimybės sužinoti auditorijos dydžio, pamėginkite pristatymą atspausdinti ant popieriaus, naudodami „devynios skaidrės puslapyje“ spausdinimo būdą (File > Print > Print What > Handouts > 9 Slides per Page). Jei negalite perskaityti viso teksto kiekvienoje skaidrėje, būkite tikri, salės gale sėdintys žmonės taip pat negalės įžiūrėti pristatymo teksto.
- Venkite neįprastai ir nepagrįstai didelio dydžio pristatymų. Kiek įmanoma mažinkite įkeliamų paveikslėlių ar grafinių elementų dydį. Prieš keldami grafinius failus, išsaugokite arba konvertuokite juos i JPEG formatą.
- Jei pristatymą tenka neštis kompiuterinėje laikmenoje – USB atmintinėje ar CD, prieš rašydami nepamirškite pasirinkti File > Pack and Go > Links. Jei šio nustatymo neatliksite, tikėtina, kad jūsų pristatymo tekstas gali išsikraipyti, o grafiniai elementai ir audio failai netgi dingti. Papildomai patariama turėti peržiūrėjimo programą „PowerPoint Viewer 2007” – ji pravers jei paaiškėtų, kad kompiuteris, iš kurio pristatymą teks demonstruoti, neturi įdiegtos „PowerPoint“..
- „Office 2007” paketo programos, jei nenurodoma kitaip, dokumentus išsaugo nauju atviru „Open XML“ formatu. Jei su „PowerPoint 2007“ sukurtą pristatymą, išsaugotą šiuo formatu, tektų atverti su senesnės versijos „PowerPoint“ programa, to padaryti greičiausiai nepavyktų. Pagelbėti gali specialus senesnėms „Office“ paketo versijomis skirtas priedas, kurį galima atsisiustų iš „Microsoft“ svetainės – ieškokite „File Format Converter“, skirto jūsų naudojamai senesnei „Office“ versijai.
- Saugokite savo pristatymus, kad jei nebūtų koreguojami skirtingų asmenų. Keliuose kompiuteriuose ruošiamos ir taisomos skaidrės gali būti realia painiavos pristatyme priežastimi. Jei pristatymu tenka dalytis su kolegomis, verčiau pasidarykite skaidrių kopijas PDF formatu.